I. Tóm tắt: Giải pháp hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền theo Thông tư số 78/2021/TT-BTC hứa hẹn mang đến chuyển biến tích cực đối với ngành thuế. Để các doanh nghiệp, hộ kinh doanh hoạt động trong lĩnh vực bán lẻ trực tiếp đến người tiêu dùng có thể tham khảo và sớm đưa vào vận hành, bài viết sẽ đưa các thông tin bổ ích về hoá đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền.

II. Nội dung: Thực hiện Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14, Nghị định số 123/2020/NĐ-CP của Chính phủ và Thông tư số 78/2021/TT-BTC của Bộ trưởng Bộ tài chính, UBND tỉnh Đắk Lắk đã ban hành Công văn số  2959/UBND-KT ngày 10/04/2024 về việc triển khai Hóa đơn điện tử khởi tạo máy tính tiền; theo đó, từ ngày 01/07/2022 hóa đơn điện tử đã được triển khai trên toàn quốc đối với các doanh nghiệp và hộ kinh doanh hoạt động trong lĩnh vực bán lẻ trực tiếp đến người tiêu dùng đã sử dụng hóa đơn điện tử. Để hỗ trợ người dân, doanh nghiệp trong việc sử dụng hóa đơn điện tử một cách nhanh chóng, tiện lợi, tiết kiệm, đồng thời nâng cao hiệu quả quản lý, chống thất thu thuế đối với lĩnh vực bán lẻ, bảo vệ quyền lợi người tiêu dùng, góp phần đẩy mạnh công tác chuyển đổi số, ngành thuế đã chính thức triển khai giải pháp hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền trên toàn quốc.

Ảnh minh họa (Nguồn Internet)

Nhằm nắm bắt thông tin và đưa vào ứng dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền, bài viết dưới đây sẽ tổng hợp các thông tin cần biết về phương thức này.

1. Hoá đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền là gì?

- Máy tính tiền là một thiết bị điện tử hỗ trợ công việc quản lý kinh doanh, trong đó có tính năng tính tiền, lưu trữ thông tin bán hàng, tra cứu và báo cáo giao dịch, khởi tạo hoá đơn điện tử có mã của cơ quan thuế. Máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ nhận, truyền dữ liệu điện tử. 

- Hoá đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền là hoá đơn điện tử có mã của cơ quan thuế được khởi tạo từ máy tính tiền, theo quy định tại Điều 89 Luật Quản lý thuế ngày 13 tháng 6 năm 2019, Điều 11 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, Điều 1 Nghị định số 41/2022/NĐ-CP và Điều 8 Thông tư số 78/2021/TT-BTC được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử.

Ảnh minh họa (Nguồn Internet)

2. Nguyên tắc khởi tạo hoá đơn điện tử từ máy tính tiền 

- Tại Điều 11 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế đảm bảo nguyên tắc sau: 

+ Nhận biết được hóa đơn in từ máy tính tiền kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.

+ Không bắt buộc có chữ ký số.

+ Khoản chi mua hàng hóa, dịch vụ sử dụng hóa đơn (hoặc sao chụp hóa đơn hoặc tra thông tin từ Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế về hóa đơn) được khởi tạo từ máy tính tiền được xác định là khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp khi xác định nghĩa vụ thuế.

3. Đối tượng nào được sử dụng hoá đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối với cơ quan thuế?

- Doanh nghiệp, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có hoạt động trong lĩnh vực cung cấp hàng hóa, dịch vụ bán lẻ trực tiếp đến người tiêu dùng theo 08 mô hình kinh doanh sau sẽ thuộc đối tượng sử dụng hoá đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền: Trung tâm thương mại; siêu thị; bán lẻ hàng tiêu dùng; ăn uống; nhà hàng; khách sạn; bán lẻ thuốc tân dược; dịch vụ vui chơi, giải trí và các dịch vụ khác.

- Điều kiện để triển khai áp dụng hoá đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền:

+ Có thể thực hiện giao dịch với cơ quan thuế bằng phương pháp điện tử (có chữ ký số và đăng ký để được cơ quan thuế cấp tài khoản giao dịch thuế điện tử).

+ Có cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin (máy tính hoặc thiết bị điện tử có kết nối internet, email).

+ Sử dụng phần mềm có thể lập hoá đơn điện tử vừa có thể truyền dữ liệu đến người mua và cơ quan thuế.

4. Hoá đơn điện tử có mã của cơ quan thuế được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế sẽ có nội dung gì?

- Tại Điều 8 Thông tư 78/2021/TT-BTC đã có hiệu lực từ ngày 01/07/2022 quy định về nội dung của hoá đơn điện tử có mã của cơ quan thuế được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế bao gồm:

+ Tên, địa chỉ, mã số thuế người bán.

+ Thông tin người mua nếu người mua yêu cầu (mã số định danh cá nhân hoặc mã số thuế).

+ Tên hàng hóa, dịch vụ, đơn giá, số lượng, giá thanh toán. Trường hợp tổ chức, doanh nghiệp nộp thuế theo phương pháp khấu trừ phải ghi rõ giá bán chưa thuế GTGT, thuế suất thuế GTGT, tiền thuế GTGT, tổng tiền thanh toán có thuế GTGT.

+ Thời điểm lập hóa đơn.

+ Mã của cơ quan thuế.

- Giải pháp cấp mã của cơ quan thuế trên hoá đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế: Mã của cơ quan thuế được cấp tự động, theo dải ký tự cho từng cơ sở kinh doanh nêu trên khi đăng ký sử dụng hoá đơn điện tử có mã của cơ quan thuế được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế và đảm bảo không trùng lặp.

5. Thời điểm xuất hoá đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền là khi nào?

Tại Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về thời điểm xuất hoá đơn điện tử:

- Thời điểm lập hóa đơn đối với bán hàng hóa (bao gồm cả bán tài sản nhà nước, tài sản tịch thu, sung quỹ nhà nước và bán hàng dự trữ quốc gia) là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.

- Thời điểm lập hóa đơn đối với cung cấp dịch vụ là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.

- Trường hợp người cung cấp dịch vụ có thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ thì thời điểm lập hóa đơn là thời điểm thu tiền (không bao gồm trường hợp thu tiền đặt cọc hoặc tạm ứng để đảm bảo thực hiện hợp đồng cung cấp các dịch vụ: kế toán, kiểm toán, tư vấn tài chính, thuế, thẩm định giá, khảo sát, thiết kế kỹ thuật, tư vấn giám sát, lập dự án đầu tư xây dựng).

Như vậy, thời điểm xuất hoá đơn điện tử là thời điểm hoàn thành nhiệm vụ cung cấp dịch vụ hoặc thời điểm thu tiền.

6. Lộ trình triển khai hoá đơn điện tử có mã của cơ quan thuế khởi tạo từ máy tính tiền ra sao?

- Ngày 05/12/2022, Tổng cục Thuế đã ban hành Công văn 4517/TCT-DNNCN năm 2022 về việc triển khai hoá đơn điện tử có mã của cơ quan thuế khởi tạo từ máy tính tiền. Theo đó, căn cứ Mục 4 Công văn 4517/TCT-DNNCN năm 2022 thì lộ trình triển khai hoá đơn điện tử có mã của cơ quan thuế khởi tạo từ máy tính tiền được thực hiện như sau:

+ Đợt 1: Kể từ sau ngày Tổng cục thuế chính thức công bố Chương trình hoá đơn điện tử có mã của cơ quan thuế khởi tạo từ máy tính tiền (dự kiến lễ công bố vào ngày 15/12/2022) đến hết tháng 3/2023.

Cục Thuế tập trung triển khai đối với 100% các doanh nghiệp, hộ kinh doanh thuộc nhóm có thể triển khai hoá đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền theo danh sách báo cáo Tổng cục Thuế (báo cáo theo Công văn 3169/TCT-DNNCN ngày 26/8/2022 của Tổng cục Thuế gửi 06 tỉnh, thành phố triển khai hoá đơn điện tử giai đoạn 1 và Công văn 3170/TCT-DNNCN ngày 26/8/2022 của Tổng cục Thuế gửi 57 tỉnh, thành phố triển khai hoá đơn điện tử giai đoạn 2).

+ Các đợt tiếp theo: Từ 01/04/2023 trở đi, Cục Thuế chủ động lập danh sách và tổ chức triển khai tại địa bàn đối với các doanh nghiệp, hộ kinh doanh còn lại và báo cáo kết quả về Tổng cục Thuế.

7. Cách thức đăng ký sử dụng hoá đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền?

- Người nộp thuế đăng ký và sử dụng hoá đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền theo mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của Chính phủ.

- Trường hợp người nộp thuế lần đầu sử dụng hoá đơn điện tử và thuộc đối tượng áp dụng hoá đơn điện tử có mã của cơ quan thuế khởi tạo từ máy tính tiền thì phải thực hiện đăng ký qua tổ chức cung cấp dịch vụ hoá đơn điện tử.

- Trường hợp người nộp thuế đã thực hiện đăng ký sử dụng hoá đơn điện tử thành công và muốn đăng ký sử dụng hoá đơn điện tử có mã của cơ quan thuế khởi tạo từ máy tính tiền thì thực hiện thay đổi thông tin đăng ký sử dụng hoá đơn điện tử qua tổ chức cung cấp dịch vụ hoặc trên trang https://hoadondientu.gdt.gov.vn.

8. Trách nhiệm của người bán khi sử dụng hoá đơn điện tử có mã của cơ quan thuế được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử về cơ quan thuế

- Đăng ký sử dụng hoá đơn điện tử có mã của cơ quan thuế được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế theo quy định tại Điều 15 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP.

- Lập hoá đơn điện tử có mã của cơ quan thuế được khởi tạo từ máy tính tiền theo quy định tại Điều 11 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP và thông tư 78/2021/TT-BTC.

- Có trách nhiệm sử dụng dải ký tự mã của cơ quan thuế cấp khi lập hoá đơn điện tử có mã của cơ quan thuế được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế để đảm bảo liên tục và duy nhất.

- Chuyển dữ liệu hoá đơn điện tử có mã của cơ quan thuế đã khởi tạo từ máy tính tiền cho cơ quan thuế ngay trong ngày thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ nhận, truyền, lưu trữ dữ liệu điện tử.

- Chủ động 24/7 trong việc xử lý sai, sót phát sinh ngay trên thiết bị của người nộp thuế nếu đã được cài đặt phần mềm hoá đơn điện tử từ máy tính tiền theo chuẩn của cơ quan thuế.

9. Những lợi ích so với hoá đơn điện tử có mã thông thường

- Có thể xuất hoá đơn điện tử ngay cho khách hàng kể cả ngoài giờ hay đêm khuya do hóa đơn in ra từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu với cơ quan thuế chính là hoá đơn điện tử có mã của cơ quan thuế quy định.

- Chủ động hơn trong việc điều chỉnh sai sót do hoá đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền được gửi vào cuối ngày không phải gửi từng hóa đơn như các loại hóa đơn có mã thông thường.

- Tại một thời điểm bán hàng có thể thiết lập nhiều máy tính tiền theo quy định để xuất hoá đơn điện tử cho khách hàng một cách nhanh chóng, thuận lợi.

- Đáp ứng tốt hơn yêu cầu của khách hàng cần hóa đơn để tham gia dự thưởng do thông tin trên hoá đơn điện tử từ máy tính tiền có thêm trường CMND/CCCD trong trường hợp người mua hàng chưa có mã số thuế hoặc không nhớ mã số thuế. Đây là cơ hội để cơ sở kinh doanh có thêm khách hàng gia tăng và doanh số.

- Không tăng thêm chi phí cho doanh nghiệp, mà ngược lại còn giúp tiết kiệm thời gian và nhân lực hơn so với các loại hoá đơn điện tử khác, chỉ vài chục đồng/hóa đơn.

- Không yêu cầu phải có thiết bị đặc thù, chuyên dụng, người nộp thuế chỉ cần máy tính, máy in, đường truyền internet, thậm chí các thiết bị điện tử cầm tay cũng có thể khởi tạo hóa đơn.

- Có kết nối với cơ quan thuế được xem là hóa đơn hợp pháp để khấu trừ giá trị gia tăng đầu vào và tính trừ khi xác nhận thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp.

Ảnh minh họa (Nguồn Internet)