Chuyển đổi số là quá trình thay đổi tổng thể và toàn diện mọi phương thức hoạt động của con người dựa trên các công nghệ số. Năm 2024, Bộ Thông tin và truyền thông đã xác định 4 ưu tiên chính của chuyển đổi số quốc gia là: "Phát triển dữ liệu số, quản trị số, phát triển công nghiệp công nghệ số và số hóa các ngành kinh tế". Hiện nay, chuyển đổi số đang là xu thế tất yếu, là yêu cầu khách quan chung của sự phát triển. Vì vậy, lực lượng Công an nhân dân không ngoài xu thế này, trong đó lực lượng Hồ sơ nghiệp vụ CAND cũng đã và đang cùng cả hệ thống chính trị thực hiện công tác chuyển đổi số.

Nhận thức rõ được tầm quan trọng của quá trình chuyển đổi số và thực hiện ý kiến chỉ đạo của Đảng ủy, lãnh đạo Công an, Phòng Hồ sơ nghiệp vụ đã chủ động tham mưu xây dựng kế hoạch triển khai thực hiện công tác số hóa hồ sơ, tài liệu nghiệp vụ lưu trữ. Phối hợp với các đơn vị liên quan huy động toàn bộ nguồn nhân lực để thực hiện cao điểm từ 29/01/2024 đến ngày 31/3/2024, cùng với sự đồng lòng, quyết tâm của toàn thể CBCS Phòng Hồ sơ nghiệp vụ, CBCS các đơn vị nghiệp vụ, Công an các huyện, thị xã, thành phố và Đoàn viên thanh niên Công an tỉnh. Tính đến ngày 25/3/2024, toàn lực lượng đã về đích hoàn thành số hóa 100% số lượng hồ sơ, tài liệu lưu trữ, vượt 09 ngày so với chỉ tiêu kế hoạch đề ra.

Song song với việc triển khai thưc hiện số hóa, từ ngày 18/6/2024 đến 21/6/2024, Phòng Hồ sơ nghiệp vụ đã tham mưu lãnh đạo Công an tỉnh triển khai lớp tập huấn, hướng dẫn sử dụng 08 Phần mềm hồ sơ nghiệp vụ thuộc Dự án “Xây dựng hoàn thiện hệ thống cơ sở dữ liệu nghiệp vụ, ứng dụng công nghệ sinh trắc học, kết nối đồng bộ thông tin phục vụ công tác của lực lượng Công an nhân dân” cho các đơn vị nghiệp vụ, đảm bảo việc thực hiện đồng bộ, thống nhất từ tỉnh đến cấp cơ sở. Hiện nay, Phòng Hồ sơ nghiệp vụ đã được cài đặt và hướng dẫn sử dụng các Phần mềm hồ sơ nghiệp vụ, thực hiện chuyển đổi, đồng bộ dữ liệu từ phần mềm cũ sang phần mềm mới; đơn vị đã và đang triển khai việc tạo tài khoản người dùng cho cán bộ các đơn vị nghiệp vụ trong toàn Công an tỉnh để sẵn sàng thực hiện chuyển đổi số khi được bố trí đồng loạt máy móc, trang thiết bị, con người phục vụ công tác.

Bước đầu thực hiện công tác chuyển đổi số trong công tác hồ sơ nghiệp vụ đã đem lại một số hiệu quả như: Sau khi hoàn thành công tác số hóa hồ sơ tài liệu, Phòng Hồ sơ nghiệp vụ đã tiến hành đổi mới phương thức quản lý, khai thác, nghiên cứu hồ sơ, tài liệu lưu trữ từ truyền thống, thủ công sang môi trường điện tử, hiện đại, phù hợp với xu hướng phát triển của công nghệ thông tin, chuyển đổi số trong công tác lưu trữ hồ sơ, góp phần giảm rủi ro thất lạc hồ sơ, tài liệu; nâng cao chất lượng công việc, tiết kiệm chi phí, thời gian, kết nối quá khứ và hiện tại. Việc vận hành sử dụng các Phần mềm hồ sơ nghiệp vụ mang lại nhiều tiện ích, thiết thực, rút ngắn thời gian thực hiện, góp phần cải cách thủ tục hành chính, như: tạo lập, đăng ký hồ sơ trực tuyến; yêu cầu tra cứu cung cấp thông tin, yêu cầu nghiên cứu, khai thác, mượn đọc hồ sơ, tài liệu; tập hợp, thống kê, phục vụ tốt công tác bảo vệ an ninh chính trị, trật tự an toàn xã hội và các mặt công tác khác. 

Trong thời gian tới, Phòng Hồ sơ nghiệp vụ tiếp tục đẩy mạnh chuyển đổi số, chuyển đổi quy trình công tác hồ sơ nghiệp vụ trên môi trường điện tử; nâng cao chất lượng thông tin hồ sơ nghiệp vụ đảm bảo “đúng, đủ, sạch, sống, đồng bộ”, đúng quy trình, đúng thực chất, bảo mật và an toàn hệ thống tiến tới mục tiêu xây dựng cơ quan Hồ sơ nghiệp vụ thực sự trở thành Trung tâm thông tin nghiệp vụ của Công an tỉnh.