Sáng kiến xây dựng phần mềm hỗ trợ công tác số hóa hố sơ

Hưởng ứng cuộc thi “Tìm kiếm mô hình, sáng kiến, giải pháp cải cách hành chính” trong công an tỉnh năm 2023 đồng chí Trung úy Đặng Duy Thảo – cán bộ Đội Tham mưu tổng hợp Công an huyện Krông Búk đã nghiên cứu, xây dựng phần mềm hỗ trợ công tác số hóa hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong CAND bằng ngôn ngữ Python.

Trung úy Đặng Duy Thảo nghiên cứu, xây dựng phần mềm hỗ trợ số hóa hồ sơ

Xuất phát từ yêu cầu nhiệm vụ số hóa nhiều hồ sơ, nếu với cách làm thông thường phải tốn rất nhiều thời gian, công sức, con người vì phải làm thủ công từng bước. Mỗi tập văn bản phải tháo ghim, sắp xếp thứ tự từng văn bản, cho vào máy scan, sau đó phải đọc nội dung từng văn bản, lưu tên file theo quy định và thêm vào trong file excel danh sách các tài liệu đã số hóa.

Từ khi sử dụng phần mềm hỗ trợ, công tác số hóa tại Công an huyện Krông Búk được đẩy nhanh tiến độ

Với phần mềm hỗ trợ công tác số hóa do Trung úy Đặng Duy Thảo nghiên cứu, xây dựng và đưa vào áp dụng thí điểm, giờ đây công tác số hóa của Công an huyện Krông Búk đã được thực hiện một cách nhanh chóng, tăng độ chính xác củng như giảm đáng kể khối lượng phải làm cho cán bộ thực hiện. Nhờ có phần mềm mà hiện nay công tác số hóa với mỗi tập tài liệu chỉ cần tháo ghim toàn bộ 01 lần, đưa toàn bộ tập tài liệu vào máy scan để scan thành 01 file pdf chứa nhiều đầu mục văn bản bên trong, tiếp đó đưa file này vào phần mềm số hóa. Phần mềm có thể đọc những nội dung bên trong của văn bản từ đó có thể trích xuất ra các trường thông tin cần thiết như số văn bản, ngày tháng năm ban hành, độ mật, trích yếu nội dung, loại văn bản… từ đó tự động tách từ file pdf lớn chứa nhiều văn bản thành các file pdf nhỏ hơn với mỗi file pdf đại diện cho 01 văn bản và các file pdf đã được tự động lưu tên theo hướng dẫn, đồng thời phần mềm củng tự động tạo 01 file excel danh sách các văn bản đã tách được.

Qua triển khai thực tế tại công an huyện Krông Búk, phần mềm đã hỗ trợ đáng kể trong công tác số hóa hồ sơ tài liệu hình thành phổ biến trong CAND. Đến nay, Công an huyện đã hoàn thành 100% số hồ sơ hình thành từ năm 2018 đến nay. Phần mềm được lãnh đạo Công an tỉnh đánh giá cao và đang được nhân rộng đến các đơn vị thuộc Công an tỉnh./.