Hướng dẫn quy trình chứng thực bản sao điện tử từ bản chính khi thực hiện thủ tục hành chính trực tuyến cho người nước ngoài

Hiện nay, Phòng Quản lý xuất nhập cảnh - Công an tỉnh Đắk Lắk đã tổ chức triển khai tiếp nhận trực tuyến qua Cổng Dịch vụ công đối với 03 loại hồ sơ thủ tục hành chính(TTHC): cấp thẻ tạm trú, cấp thị thực, gia hạn tạm trú cho người nước ngoài tạm trú tại Việt Nam. Trong đó, Người dân, doanh nghiệp khi thực hiện TTHC có sử dụng bản sao điện tử được chứng thực chỉ cần dẫn tài liệu từ Kho quản lý dữ liệu điện tử hoặc đăng tải file đã nhận.

Bản sao điện tử được chứng thực từ bản chính có giá trị sử dụng thay cho bản chính đã dùng để đối chiếu chứng thực trong các giao dịch (trừ trường hợp pháp luật có quy định khác), như vậy, người dân, doanh nghiệp có thể thực hiện trực tuyến đối với TTHC cho người nước ngoài qua Cổng dịch vụ công Bộ Công an, loại bỏ tình trạng phải nộp bản sao chứng thực/xuất trình bản giấy để xác minh lại hồ sơ hiện nay.

Để tiếp tục mang lại tiện ích cho người sử dụng, từ ngày 01/7/2024, cùng với 6 dịch vụ công khác, dịch vụ chứng thực bản sao điện tử từ bản chính trên Cổng Dịch vụ công Quốc gia sẽ triển khai đồng loạt trên toàn quốc. Người dân, doanh nghiệp cần tìm hiểu và thực hiện các bước sau:

1. Chứng thực bản sao điện tử là gì?

Theo Khoản 9 Điều 3 Nghị định 45/2020/NĐ-CP thì “Chứng thực điện tử” hay “Chứng thực bản sao điện tử từ bản chính” là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền căn cứ vào bản chính dạng văn bản giấy để chứng thực bản sao bằng hình thức điện tử là đúng với bản chính. Trong đó, bản sao điện tử là bản chụp dưới dạng điện tử từ bản chính dạng văn bản giấy hoặc tập tin có nội dung đầy đủ, chính xác như nội dung ghi trong sổ gốc, bản chính dạng văn bản giấy.

2. Giá trị pháp lý của chứng thực bản sao điện tử

Theo Điều 5 Nghị định 23/2015/NĐ-CP quy định thẩm quyền chứng thực bản sao điện tử từ bản chính như sau:

- Phòng Tư pháp huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc có thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức của Việt Nam; cơ quan, tổ chức của nước ngoài; cơ quan, tổ chức của Việt Nam liên kết với cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp hoặc chứng nhận.

- Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn có thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp hoặc chứng nhận.

Có thể thấy, chứng thực điện tử dù là thực hiện thông qua hình thức trực tuyến, tuy nhiên vẫn là do các cơ quan nhà nước có thẩm quyền đảm bảo thực hiện, có giá trị pháp lý.

Đồng thời, theo quy định tại Khoản 1 Điều 4 Nghị định 45/2020/NĐ-CP thì các thủ tục hành chính được thực hiện, thao tác, tiến hành trên môi trường điện tử cũng có giá trị pháp lý như các hình thức thủ tục hành chính khác theo quy định pháp luật.

3. Hướng dẫn thực hiện chứng thực bản sao điện tử

Cá nhân, tổ chức đăng ký chứng thực điện tử trên Cổng dịch vụ công quốc gia như sau:

Bước1: Cá nhân, tổ chức yêu cầu chứng thực điện tử cần truy cập vào website https://dichvucong.gov.vn/, đăng nhập/đăng ký tài khoản, sau đó ấn chọn mục Dịch vụ công trực tuyến.

Bước 2: Sau đó, ở phần “Dịch vụ công nổi bật” chọn “Xem tất cả dịch vụ công nổi bật”.

Bước 3: Tiếp theo, trên màn hình sẽ xuất hiện ra các dịch vụ để người dân lựa chọn. Tùy thuộc vào nhu cầu mà các cá nhân, tổ chức muốn chứng thực nội dung gì thì sẽ lựa chọn thủ tục, dịch vụ chứng thực đó cho phù hợp.

Bước 4: Sau khi chọn được thủ tục thực hiện thì các cá nhân, tổ chức điền các thông tin mà phần mềm này yêu cầu:

Ở phần này sẽ hiện lên các thông tin yêu cầu, trình tự cung cấp hồ sơ văn bản tài liệu để thực hiện chứng thực.các cá nhân, tổ chức đọc thông tin và thực hiện theo yêu cầu. Sau đó chọn cơ quan tư pháp để thực hiện thủ tục chứng thực.

Lưu ý: Tại dịch vụ công được cung cấp bởi cơ quan nhà nước hiện nay chỉ có hai cơ quan là Uỷ ban nhân dân cấp xã/phường hoặc Phòng tư pháp. Cơ quan, đơn vị khác theo quy định của pháp luật thực hiện thủ tục chứng thực sẽ được cung cấp sau. Khi điền xong các thông tin đầy đủ theo yêu cầu thì các cá nhân, tổ chức ấn lựa chọn cơ quan, tổ chức phù hợp sau đó phải ấn vào nút “Đồng ý” để thực hiện thao tác.

Bước 5 : Sau khi đã cập nhật lựa chọn cơ quan, tổ chức chứng thực. Màn hình sẽ hiển thị thông tin của người yêu cầu chứng thực và cho người yêu cầu lựa chọn ngày hẹn, giờ hẹn cụ thể. Thì lúc này các cá nhân, tổ chức làm theo hướng dẫn ấn vào mục “Đặt lịch hẹn” thì màn hình sẽ hiển thị: Đặt lịch hẹn và xác nhận thành công.

Bước 6 : Đối với các cá nhân, tổ chức đã có tài khoản trên Cổng dịch vụ công quốc gia và đã hoàn tất đăng ký chứng thực bằng hình thức đặt lịch hẹn thì công dân mang bản gốc cần chứng thực đến cơ quan tư pháp để đối chiếu và cán bộ tư pháp đính kèm bản scan trình ký lãnh đạo. Sau khi cơ quan tư pháp hoàn tất việc cấp bản chứng thực điện tử, hồ sơ sẽ được gửi về tài khoản của mình, vì vậy nhớ chú ý kiểm tra vào đúng lịch hẹn để nhận kết quả.

Sau khi nhận được kết quả thì các cá nhân, tổ chức yêu cầu chứng thực phải tải file về và sử dụng bản sao điện tử trên trong các giao dịch cần thực hiện hồ sơ điện tử./.