Chủ động triển khai các giải pháp bảo vệ an toàn hồ sơ, tài liệu nghiệp vụ trong mùa mưa bão

Một trụ sở ở xã Tuy An Nam ngập lụt (ảnh minh họa)

Trong các kho lưu trữ của lực lượng Công an nhân dân, mỗi hồ sơ được sắp xếp khoa học trên từng giá tài liệu đều là kết quả của quá trình thu thập, xác minh, kiểm chứng và tích lũy thông tin qua nhiều năm công tác. Đó không chỉ là nguồn tư liệu phục vụ công tác lãnh đạo, chỉ huy, điều tra, xác minh, quản lý nhà nước về an ninh, trật tự mà còn lưu giữ những giá trị lịch sử của lực lượng Công an nhân dân. Vì vậy, bảo vệ an toàn hồ sơ nghiệp vụ không đơn thuần là bảo quản tài liệu mà còn là gìn giữ nguồn thông tin có giá trị đặc biệt, bảo đảm tính liên tục, chính xác và hiệu quả của hoạt động nghiệp vụ.

Xuất phát từ yêu cầu đó, Phòng Hồ sơ nghiệp vụ Công an tỉnh Đắk Lắk luôn xác định công tác phòng, chống thiên tai phải được thực hiện từ sớm, từ xa với phương châm chủ động là chính. Thay vì chờ đến khi có mưa bão mới triển khai các biện pháp ứng phó, đơn vị duy trì thường xuyên việc kiểm tra điều kiện bảo quản hồ sơ, rà soát hệ thống kho lưu trữ, mái che, cửa kho, hệ thống thoát nước, nguồn điện, hệ thống phòng cháy, chữa cháy và các trang thiết bị kỹ thuật nhằm kịp thời phát hiện, xử lý những nguy cơ có thể ảnh hưởng đến an toàn hồ sơ, tài liệu.

Đối với cán bộ trực tiếp quản lý kho tàng thư hồ sơ nghiệp vụ, mỗi lần kiểm tra đều được thực hiện với tinh thần cẩn trọng và trách nhiệm cao. Từng khu vực lưu trữ, từng giá tài liệu, từng điều kiện về nhiệt độ, độ ẩm và môi trường bảo quản đều được theo dõi, đánh giá để bảo đảm hồ sơ luôn được lưu giữ trong điều kiện tốt nhất. Những vị trí có dấu hiệu xuống cấp được chủ động đề xuất sửa chữa, gia cố; các khu vực có nguy cơ thấm dột hoặc ngập nước được rà soát, khắc phục ngay từ đầu mùa mưa. Chính những công việc thầm lặng nhưng bền bỉ ấy đã tạo nên "lá chắn" đầu tiên bảo vệ an toàn hệ thống hồ sơ nghiệp vụ.

Khi có thông tin cảnh báo về mưa lớn, lũ lụt hoặc thời tiết cực đoan, đơn vị khẩn trương kích hoạt các phương án ứng phó theo từng cấp độ. Việc kiểm tra kho lưu trữ, gia cố các vị trí có nguy cơ mất an toàn, chuẩn bị vật tư, phương tiện phòng, chống ngập úng và rà soát toàn bộ hệ thống kỹ thuật được triển khai đồng bộ nhằm hạn chế thấp nhất nguy cơ ảnh hưởng đến hồ sơ, tài liệu. Sau mỗi đợt mưa bão, đơn vị tiếp tục tổ chức kiểm tra, đánh giá hiện trạng kho lưu trữ, kịp thời xử lý các tồn tại, đồng thời rút kinh nghiệm, bổ sung, hoàn thiện phương án bảo vệ phù hợp với điều kiện thực tế và diễn biến ngày càng phức tạp của thiên tai.

(Cán bộ, chiến sĩ Phòng Hồ sơ nghiệp vụ kiểm tra, sắp xếp hồ sơ, tài liệu)

Cùng với việc bảo vệ hồ sơ giấy, Phòng Hồ sơ nghiệp vụ đặc biệt chú trọng bảo đảm an toàn hệ thống dữ liệu điện tử trong bối cảnh chuyển đổi số đang được triển khai mạnh mẽ trong lực lượng Công an nhân dân. Hệ thống máy chủ, thiết bị lưu trữ, nguồn điện dự phòng, giải pháp sao lưu dữ liệu và các điều kiện bảo đảm an toàn thông tin được kiểm tra, vận hành thường xuyên. Công tác quản lý, khai thác và cung cấp thông tin luôn được thực hiện đúng quy định, bảo đảm an toàn dữ liệu, giữ gìn bí mật nhà nước và đáp ứng yêu cầu phục vụ công tác nghiệp vụ trong mọi tình huống.

Song song với đó, đơn vị tiếp tục đẩy mạnh số hóa hồ sơ nhằm nâng cao hiệu quả quản lý, khai thác thông tin, giảm tần suất sử dụng trực tiếp hồ sơ giấy, góp phần kéo dài tuổi thọ tài liệu lưu trữ. Tuy nhiên, chuyển đổi số không làm giảm trách nhiệm bảo quản tài liệu gốc mà đặt ra yêu cầu cao hơn đối với công tác quản lý đồng thời hồ sơ giấy và dữ liệu điện tử. Việc kết hợp giữa lưu trữ truyền thống với ứng dụng công nghệ số đã tạo nên nhiều lớp bảo vệ, nâng cao khả năng phục hồi thông tin khi xảy ra thiên tai hoặc các sự cố ngoài ý muốn.

Bảo vệ an toàn hồ sơ nghiệp vụ là công việc thầm lặng nhưng có ý nghĩa đặc biệt quan trọng đối với hoạt động của lực lượng Công an nhân dân. Mỗi hồ sơ được lưu giữ nguyên vẹn hôm nay là kết quả của tinh thần trách nhiệm, sự tận tụy và ý thức chủ động của những cán bộ làm công tác hồ sơ trong việc gìn giữ nguồn tư liệu quý phục vụ công tác bảo đảm an ninh, trật tự.

Trong bối cảnh thiên tai, biến đổi khí hậu tiếp tục diễn biến khó lường, Phòng Hồ sơ nghiệp vụ Công an tỉnh Đắk Lắk sẽ tiếp tục nâng cao chất lượng công tác quản lý, bảo quản hồ sơ, tài liệu và dữ liệu nghiệp vụ; thường xuyên rà soát, hoàn thiện các phương án phòng ngừa, ứng phó, bảo đảm an toàn tuyệt đối hệ thống hồ sơ trong mọi tình huống. Qua đó, góp phần giữ vững tính liên tục của hoạt động nghiệp vụ, phục vụ hiệu quả công tác lãnh đạo, chỉ huy, đấu tranh phòng, chống tội phạm và bảo đảm an ninh, trật tự, đáp ứng yêu cầu, nhiệm vụ trong tình hình mới./.