Cải cách hành chính trong công tác hồ sơ nghiệp vụ: Từ quản lý hồ sơ giấy đến xây dựng kho dữ liệu số

Đối với lực lượng Công an nhân dân, hồ sơ nghiệp vụ không chỉ đơn thuần là nơi lưu giữ tài liệu phục vụ công tác chuyên môn mà còn là nguồn thông tin quan trọng phục vụ công tác quản lý, chỉ đạo, điều hành, đấu tranh phòng, chống tội phạm và bảo đảm an ninh, trật tự. Vì vậy, việc đổi mới phương thức quản lý hồ sơ, từ phương pháp lưu trữ truyền thống bằng hồ sơ giấy sang quản lý trên nền tảng dữ liệu số, là yêu cầu tất yếu nhằm đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ trong tình hình mới.

Trong bối cảnh tỉnh Đắk Lắk thực hiện sắp xếp đơn vị hành chính, mở rộng không gian quản lý với quy mô dân số lớn hơn, địa bàn rộng hơn và tình hình an ninh, trật tự có nhiều yếu tố phức tạp, yêu cầu đặt ra đối với công tác hồ sơ nghiệp vụ ngày càng cao. Công tác quản lý hồ sơ không chỉ dừng lại ở việc bảo đảm lưu trữ đầy đủ, khoa học mà phải hướng đến khả năng cập nhật nhanh chóng, tra cứu thuận tiện, khai thác chính xác, phục vụ hiệu quả công tác của các đơn vị, địa phương.

Trước yêu cầu đó, Công an tỉnh Đắk Lắk đã xác định đổi mới công tác hồ sơ nghiệp vụ là một trong những nhiệm vụ trọng tâm gắn với công tác cải cách hành chính và chuyển đổi số. Công tác hồ sơ từng bước được đổi mới theo hướng lấy hiệu quả phục vụ công việc làm mục tiêu, lấy dữ liệu làm nền tảng, từng bước thay đổi phương thức quản lý từ thủ công sang hiện đại, giảm sự phụ thuộc vào hồ sơ giấy, nâng cao chất lượng, hiệu quả giải quyết các yêu cầu nghiệp vụ.

(Cao điểm quét lưu, số hóa và làm sạch dữ liệu hồ sơ nghiệp vụ)

Cùng với việc đổi mới phương thức quản lý, Phòng Hồ sơ nghiệp vụ đã chủ động tham mưu Ban Giám đốc Công an tỉnh ban hành các chủ trương, kế hoạch, văn bản chỉ đạo, hướng dẫn thực hiện thống nhất trong toàn lực lượng. Công tác kiểm tra, hướng dẫn, tháo gỡ khó khăn, giải đáp vướng mắc cho Công an các đơn vị, địa phương được triển khai thường xuyên, góp phần chuẩn hóa quy trình tiếp nhận, quản lý, khai thác hồ sơ nghiệp vụ, nâng cao trách nhiệm của cán bộ, chiến sĩ trong thực hiện nhiệm vụ.

Một trong những nội dung quan trọng của cải cách phương thức quản lý hồ sơ nghiệp vụ là việc đẩy mạnh số hóa, tạo lập kho dữ liệu phục vụ khai thác nhanh chóng, thuận tiện. Sau khi thực hiện sắp xếp tổ chức bộ máy và địa giới hành chính, Công an tỉnh Đắk Lắk đã triển khai chiến dịch cao điểm quét lưu, số hóa và làm sạch dữ liệu hồ sơ nghiệp vụ với tinh thần khẩn trương, quyết tâm cao.

Trong 55 ngày đêm thực hiện, Công an tỉnh đã huy động hàng trăm cán bộ từ các đơn vị nghiệp vụ, Công an cơ sở cùng tập thể lãnh đạo, chỉ huy và cán bộ, chiến sĩ Phòng Hồ sơ nghiệp vụ tổ chức thực hiện liên tục, bảo đảm tiến độ đề ra. Kết quả, 100% hồ sơ, tài liệu nghiệp vụ đang lưu trữ tại đơn vị đã được quét lưu, số hóa theo đúng kế hoạch, với hơn 400.000 tập hồ sơ và gần 53 triệu trang tài liệu, hoàn thành vượt tiến độ 85 ngày so với yêu cầu của Bộ Công an.

Việc chuyển đổi từ hồ sơ giấy sang dữ liệu điện tử đã tạo ra sự thay đổi rõ nét trong phương thức làm việc. Nếu trước đây việc tìm kiếm, đối chiếu, cung cấp thông tin phụ thuộc nhiều vào quá trình tra cứu hồ sơ giấy, mất nhiều thời gian và nhân lực thì hiện nay, dữ liệu số giúp rút ngắn đáng kể thời gian xử lý, nâng cao độ chính xác, tạo thuận lợi cho cán bộ thực hiện nhiệm vụ.

(Khai thác, cung cấp thông tin phục vụ yêu cầu nghiệp vụ trên môi trường điện tử)

Hiệu quả cải cách được thể hiện rõ trong hoạt động tiếp nhận, tra cứu và cung cấp thông tin phục vụ yêu cầu nghiệp vụ. Năm 2025, đơn vị đã tiếp nhận, tra cứu và trả lời hơn 80.000 yêu cầu thông tin. Chỉ tính riêng trong 5 tháng đầu năm 2026, các hệ thống dữ liệu nghiệp vụ đã tiếp nhận và xử lý gần 33.000 yêu cầu, thực hiện tra cứu đối với 65.000 trường hợp với tổng số gần 260.000 lượt khai thác dữ liệu.

Những kết quả trên cho thấy công tác hồ sơ nghiệp vụ đang từng bước chuyển từ phương thức lưu trữ, quản lý truyền thống sang phương thức quản lý hiện đại, trong đó dữ liệu trở thành công cụ hỗ trợ trực tiếp cho quá trình giải quyết công việc. Đây không chỉ là sự thay đổi về công nghệ mà còn là sự cải cách về tư duy, phương pháp làm việc, góp phần nâng cao chất lượng, hiệu quả hoạt động của lực lượng Công an.

Thời gian tới, để tiếp tục nâng cao hiệu quả cải cách hành chính trong công tác hồ sơ nghiệp vụ, Công an tỉnh Đắk Lắk sẽ tập trung chuẩn hóa quy trình quản lý, nâng cao chất lượng dữ liệu, tăng cường đào tạo đội ngũ cán bộ, đầu tư hạ tầng kỹ thuật, bảo đảm an toàn thông tin và nâng cao trách nhiệm của từng đơn vị, từng cán bộ, chiến sĩ trong quá trình tạo lập, quản lý, khai thác và sử dụng dữ liệu.

Với những kết quả đạt được, công tác hồ sơ nghiệp vụ Công an tỉnh Đắk Lắk đang từng bước khẳng định vai trò là một trong những nội dung quan trọng trong thực hiện cải cách hành chính, góp phần xây dựng phương thức quản lý khoa học, hiện đại, nâng cao hiệu quả công tác lãnh đạo, chỉ huy, phục vụ tốt yêu cầu bảo đảm an ninh, trật tự trong tình hình mới.